ブックタイトル月刊総務2013年10月号特集_試し読み

概要

月刊総務2013年10月号特集_試し読み

2013.10 12最初に行うべきは、データの把握だ。通信費、消耗品費、福利厚生費、リース費用等々、総務が管理している経費にどのような費目があるのか明確にし、その上で各費目を構成している内訳を詳細に把握することである。金額の少ない費目をいくら削減しても、全社に対するインパクトは小さい。金額の大きな費目にまずは狙いを定めるべきである。たとえば、光熱費のうちの電気代。一昨年の夏の節電では、多くの企業がエレベーターを止めた。しかし、二二ページの節電の項でも示すように、オフィスの電気使用量においてエレベーターの占める割合は五%もない。良かれと思って削減しても、インパクトは小さいし、逆に業務の非効率化を招いてしまった。オフィスの電気使用量のほぼ半分を占める空調、四分の一を占める照明にターゲットを定めて施策を行えば、大きな効果が得られる。やみくもにコスト削減を行うのではなく、データを見える化し、優先順位をつけ狙いを定める。費用項目からコスト削減を考えるケース、人件費削減という観点から、業務単位、仕事単位でアプローチするケースがある。後者の場合は、その業務の存在そのものをゼロベースで考えることである。業務の目的は何か、提供価値は何かを明確にして、全く不必要と判断されれば、大きなコスト削減効果が、関連する費用、人件費削減として見込める。次に、その業務が必要と判断された場合、そのサービスレベルを下げられないかを検証していく。本来は現場で対応すれば十分な業務を、本社の総務部が対応しているケース。必要以上に在庫を抱えているケース。必要以上に詳細な書類を要求しているケースなど、過剰サービス、過剰業務が存在しないかを見つけ、現場、関連部署の状況を考慮しながら、そのサービスレベルを落としていく。一四ページで紹介するアース製薬の文房具の集中管理はその良い例である。ただし、注意すべきは、サービスレベルの低下による、現場の抵抗である。経営層のお墨付きという大義名分を得て実行していくことが望まれる。各部門にコスト負担をさせることを考えてみてはどうだろうか。総務部の費用、あるいは本社費用とされているコストについては、現場のコスト意識が低くなりがちである。さらに、その費用内訳が見えないと、適切なコスト削減施策が取りづらい。費用負担の振り分けが面倒にはなるが、各部門にコスト負担をさせることで、確実にコスト削減意識が芽生え、予算が厳しい部門では、逆にコスト削減の方法を聞いてくることもある。一九ページで紹介するITを使った印刷システムでは、予算枠の設定も可能であり、予算を使い切ると発注ができなくなり、おのずとコスト意識も高まる。このよう1狙いを定める2ゼロベースで考える3現場に負担させるコスト削減の進め方、七つのポイントコスト削減を実現するためには、こまごまとした施策の導入や業務改善だけではその効果は限定的。大きな視点で削減すべきターゲットを見定め、根本的なところから見直すことが大事である。ここでは、コスト削減を進める上で大切な七つのポイントを示す。