ブックタイトル月刊総務2015年1月号特集_試し読み

概要

月刊総務2015年1月号特集_試し読み

21 2015.1対して対応する〟ことを求められるところです。水道光熱費の例でいえば、エネルギー消費量において季節的変動要因を超える金額や数値の変化があった場合、その原因を追究し改善をはかります。たとえば水道料金が急に増えたとき、どこかの部門で特別に水を多く使った事実があれば、一過性の異常値です。しかし、水漏れだった場合に放置してしまったら、水道料金が増大していくだけです。この漏水という事実に気が付き、そして水道局にしかるべきデータを示して費用を還付してもらう対応が、管理総務の仕事です。一方、戦略総務というステージでは、経費の管理からコストコントロールへと、求められるレベルが変化します。さらにコスト、機能、品質、スピード、ＣＳ、環境面等のベンチマークの調査に、そのまま従来通りの仕事をするのではなく、変化や異常値を察知し、適正な改善を行うことまでも含みます。業務の範囲は車両関連、ホームページ運用、福利厚生、レイアウト・スペース管理、安全衛生・防災関係など非常に幅広く（図表?）、各業務の細部までしっかりと管理することが求められます。そして「戦略総務」とは、現状を十分に把握した上で、ＢＰＲ、問題・課題解決のための改善、そして総務部門としての改革を推し進め、企業にとって総務が必要不可欠な存在になるということです。表現としては簡単ですが、いざ実行するとなると大変難しいのが実際のところです。管理総務がオペレーション総務と違うのは、〝変化を察知し、その変化にまず、総務業務には「オペレーション総務」「管理総務」「戦略総務」の三つのステージがあります。「オペレーション総務」とは、ＳＬＡ（サービスの提供者とその利用者との間に結ばれるサービス水準に関する合意）やＫＰＩの設定の中で、決められたことを決められた通りに行う仕事のことです。具体的には、入退館対応や、警察・消防や団体との連携、応接室・会議室、給茶サービスの運用、コピーやメールの運用管理などがあります。「管理総務」には、もう少し大所高所に立ったマネジメントの意識が必要となります。先のオペレーション業務に加え、何か変化や異常があったとき特集戦略総務になるための業務改善総務業務三つのステージCHAPTER 2業務改善の先へ目指すべき戦略総務のメソッド小山エフ・エム・ブランド代表。ソニー株式会社で工場の建設企画・管理、オフィス管理業務等を担当後、1997年にソニーマーケティング株式会社の初代総務部長に就任、業務のアウトソーシングパッケージ等の仕組みを構築。その後、ソニー総務センター長、ソニーファシリティマネジメント株式会社代表取締役社長等を経て、2012年1月、ＦＯＳＣ代表理事に就任。株式会社ユー花園顧問、株式会社プランテックコンサルティング顧問、株式会社デベロップ取締役。企業を取り巻く環境変化が激しい中、企業の骨組みを構築する総務も従来通りでよいわけがない。守りから攻め、管理総務から戦略総務への脱皮が喫緊の課題である。では具体的にどのようなプロセスで戦略総務を実現すべきなのか。ソニー株式会社で総務センター長を経験し、現在は一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアム（ＦＯＳＣ）の代表理事を務める小山義朗さんにうかがった。小山義朗さん一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアム代表理事図表1 管理総務の範疇車両関連放送設備維持管理ホームページ運用購入代行貸出備品管理情報発信・管理会議体運営食堂運営管理自動販売機運営管理福利厚生業務寮関連業務清掃・廃棄物管理部門依頼工事対応業務引越対応業務什器手配業務レイアウト・スペース管理業務工事全般管理業務ネットワーク関連業務情報通信関連業務ビル保全関係安全衛生・防災関係環境関連業務設備管理　官庁対応