ブックタイトル月刊総務2015年1月号特集_試し読み

概要

月刊総務2015年1月号特集_試し読み

2015.1 24社員活性化プロジェクト、安心・安全プロジェクト、整理整頓プロジェクト、業務効率化プロジェクト、コスト削減プロジェクト、人材育成戦略……。当たり前の項目と思われるかもしれませんが、プロジェクトとして目標、目的、時間、お金、人を区切ることで、進捗、成果への達成度合いが明確になります。図表?は、一年で総務全般をつかさどる管理機能・戦略機能を確立し、経営に貢献できる組織を目指す、という目標を達成するためにやるべきことの一覧の例です。ＣＴＱ１の「戦略機能の確保」に「1．年間事業計画の作成」とあります。事業計画を作る際には、自分たちがステップアップするための計画を組み込み、そのために必要なコスト、目指す成果を明確にすることが大事です。ＣＴＱ２「社員活性化プロジェクト」には、「1．改善提案制度創設」とあります。これは社員のみなさんに鋭いアンテナ、感度の良いアンテナを持ってもらうためのものです。ＣＴＱ３「安心・安全プロジェクト」の中の「2．エスカレーションルールの策定」では、緊急連絡網のメンテナンスが大切です。メンテナンスは往々にして後手に回ってしまうので、いろいろな手続きの中に組み込むようにします。ＣＴＱ４「整理整頓プロジェクト」。整理整頓は厳密にルールにのっとって実践し、随時効果測定をしながら進め現状把握ができたら、次はオペレーション総務、管理総務が機能しているかどうかの確認です。たとえば、オフィスサービス、オフィス管理、車両管理、ＥＨＳ関連業務（環境、安全衛生、セキュリティ）、渉外関係、人事・労務、健康管理。このようなそれぞれの分野で、総務管理はどのように機能しているでしょうか。図表?はシックスシグマの特性要因図、フィッシュボーン・チャートです。ＣＴＱとは、「Critical To Quality ＝経営課題として解決すべき重要なニーズ」のことです。この図は現状から目指すべき姿であるコミットメントを実現するにはどのような項目を実践していけばよいかを示しており、管理総務という視点で見た際に必要な項目を網羅しています。あと一つＣＴＱを追加するとしたら、法務業務、あるいは法務部との連携となるでしょう。このようなフィッシュボーン・チャートで整理することで、やるべきことが全体観として見えてきます。管理総務においてやるべきことはできた、という段階になったら、次に戦略的に何をどう変えていくべきなのか、経営に貢献できる組織となるために何をすべきかを考える段階に進みます。その実現に向けては、プロジェクトを立ち上げるべきでしょう。たとえば、か？　そしてそのためにお互いの業務について学習していますか？　たとえば福利厚生を三人で担当している場合、Ａさんの担当領域について、ＢさんＣさんが満足に答えられないという状態が普通にあるのが総務です。誰かが休んだとたんに、その仕事が進まなくなるといった事態を避けるためにも、少なくとも五段階の「三」程度の受け答えはできるようにしておくべきです。私がソニーで総務センター長をしていた時代、互いの業務内容についての勉強会を開催している拠点総務がありました。自分が担当している業務の内容やよくある問い合わせなどを、その業務の担当社員が講師となってほかの総務部員に説明し、総務のレベルを上げていったのです。その結果、その拠点は総務の誰に何を聞いても明確に答えてくれると、社内の評価が高まりました。お互いの業務のみならず、新しい情報は総務部内で学習しておくべきでしょう。最後に人材育成。毎年事業計画の中にこの人材育成が必ず項目として挙がってきているはずです。目の前の仕事が忙しくてそれどころではないという理由で、何も進まないまま何年も経過しているのが実態ではないでしょうか。系統立てて実施していかないと、結果として会社に貢献できないことになります。テップを踏んで解決につなげていくこと。なかなか戦略的、体系的に課題解決がしにくい総務部門にこの手法を取り入れることで、戦略的な活動が実現しやすくなる。みなさんは現状をどこまで把握しているでしょうか。具体的に把握しなければならないこととして、まずはお金があります。たとえば労務費です。これは社員であれば固定費であり、アルバイトや派遣社員は変動費となります。経営トップから経費の変動の説明が求められた場合、的確に説明をできるようにしておかなければなりません。次に、仕事の進め方に無駄はないか、個人が仕事を囲い込んでいないだろうかといった、業務効率という視点での現状把握。どの会社でもありがちなのは、従来のやり方を変えたくない、この仕事は私の仕事だから教えない、というメンバーがいることです。標準化、システム化しようとした場合の弊害となります。総務に対する評価の把握も必要です。社員が総務のサービス、そのスピードや品質に対して不満を持っていないでしょうか。さらに、総務部内での連携についての現状把握です。お互いの仕事をカバーできる態勢は十分に整っています再定義の次は現状把握を行うプロジェクトで進める戦略総務