ブックタイトル月刊総務2015年10月号特別企画_試し読み

概要

月刊総務2015年10月号特別企画_試し読み

43 2015.10 注意すればよいのでしょうか。Ａ　本人確認は、身元確認と番号確認の両方にて行います。身元確認には運転免許証やパスポート等を使用し、番号確認には通知カード、個人番号の記載された住民票の写し等を使用します。しかし、雇用関係があり本人に相違ないと明らかな場合は、身元確認の書類提示は不要です。　国税分野における本人確認方法では、未成年者で身元確認書類がそろわない場合、住民票にて身元確認を行います。年末調整で使用する被扶養者の本人確認は従業員が扶養家族の本人確認をしているとみなし、会社による扶養家族の本人確認義務は発生しません。Ｑ　通知カードのコピーを取ってもいいのでしょうか。Ａ　通知カードのコピーを取得してもかまいませんが、保管体制（施錠キャビネットでの保管、廃棄のタイミング等）含め安全管理措置を講ずる必要があります。Ｑ　内定者のマイナンバーはいつから回収可能でしょうか。Ａ　マイナンバーの回収は、個人番号関係事務に必要となったときに行うことが原則であり、「内定」の指す状況が各社各様であることを考えると、採用時点、採用後をお勧めします。ガイドライン上では、内定者が確実に雇用されることが予想される場合、正式な内定通知がされ入社に関する誓約書を提出した場合等には、マイナンバーの回収をしてもよいと解されています。Ｑ　派遣社員からマイナンバーを回収してもいいのでしょうか。Ａ　派遣先で派遣社員のマイナンバーを利用する事務は発生しないため、回収できません。Ｑ　長期休職者がいます。マイナンバーを郵送で回収、または家族から回収してもよいのでしょうか。Ａ　マイナンバーの回収方法に制限はありませんが、番号法および施行令、施行規則で認められた方法で本人確認をする必要があります。具体的には、家族（代理人）からマイナンバーの提供を受ける場合は、①代理権、②代理人の身元、③本人の番号の三つを確認する必要があります。確認方法は原則として、以下の通りです。①代理権の確認：法定代理人の場合は戸籍謄本等、任意代理人の場合は委任状Ｑ　非居住者や外国籍の従業員がいる場合、マイナンバーはどのように取得したらよいのでしょうか。Ａ　マイナンバーは住民票コードを基礎にして作成されるため、非居住者などで二〇一五年一〇月以降、日本国内に一度も住民票を置いたことがなければ、マイナンバーを取得することができません。帰国して国内で住民票を作成したときに初めてマイナンバーの指定が行われ、取得が可能となります。　また、外国籍でも住民票のある方（中長期在留者や特別永住者等）は、マイナンバーの指定対象となります。ただし氏名・住所・生年月日以上の情報はないため、在留カードの代替にはなりません。なお国外へ転出したあとに日本に再入国した場合でも、転出前と同じ番号を利用することになります。　マイナンバーについて、外国語での説明がサイト（http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/）に公開されています。Ｑ　マイナンバー運用開始にあたって従業員からどのような文書を回収しておくとよいでしょうか。Ａ　次の二点が挙げられます。①マイナンバーの提供同意書：企業がマイナンバーを利用するときは、番号法があらかじめ限定的に定めた事務の範囲の中から、具体的な利用目的を特定した上で利用するものとされています。利用目的に対する同意の取得が義務付けられているものではありませんが、会社が本人へ通知した旨も含め書面にて回収しておくことをお勧めします。また、年末調整等マイナンバーを取り扱う事務を他企業へアウトソーシング（委託）している場合には、委託する旨も併せて記載し、同意を取っておくとよいでしょう。②事務取扱担当者の誓約書：番号法は個人情報保護法より厳罰化されており、個人番号関係事務に従事する者、していた者への罰則も定められています。当該事務を扱う担当者に対して、漏えい事故を起こさないよう社内ルールの遵守徹底を目的として取得することをお勧めします。Ｑ　マイナンバー取得（提供を求める）の際には厳格な本人確認が必要とのことですが、どのようなことに特別企画10月の番号通知開始までに知っておきたい提供・回収