ブックタイトル月刊総務2015年10月号特別企画_試し読み

概要

月刊総務2015年10月号特別企画_試し読み

Ｑ　管理措置を適正に行っていてもマイナンバーが漏えいしてしまった場合、企業の責任になるのでしょうか。Ａ　漏えいの責任は企業側の事故原因の種類・軽重や、被害の大きさにより異なります。企業自身が被害者と見える場合であっても、企業ができ得る適切・最大限の誠実な安全管理措置を行っていたかは問われるでしょう。なお、不正目的によるマイナンバーの提供・漏えいは、行為者のほか企業も罰則の対象となります。Ｑ　弊社は従業員数人の小規模事業所であり、新規システムを導入する予算はありません。安全管理措置はどこまでやらなくてはいけないのでしょうか。Ａ　安全管理措置は「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」の四点において、適切に講じるようにガイドライン（事業者編）で示されています。　システムの導入などの金銭的に負担になるような措置ができなくとも、①外部の方が出入りするエリアではマイナンバーを扱わない・マイナンバーを保管するＰＣやキャビネットを設置しない、②仕切り等を設置してほかの従業員に個人情報を見えないよバーについてあらためて所定様式による届け出が必要です。Ｑ　行政へ書類を郵送で提出する場合、取り決めはあるのでしょうか。もし、普通郵便で郵送中に事故があり、マイナンバー等個人情報が漏えいした場合、適切な安全管理措置を取っていないと判断されるのでしょうか。Ａ　雇用保険の手続きに関しては電子申請が推奨されており、郵送の場合には書留郵便を使用することが指示されています。普通郵便を使用した事故については、企業側の責任を問われるでしょう。Ｑ　法施行日をまたぐ届け出に関してはどのように扱うのでしょうか。たとえば、二〇一五年一二月三一日退職者の離職票発行や二〇一五年以前の退職者が二〇一六年一月以後に離職票や源泉徴収票の発行を求めた場合です。Ａ　マイナンバーの記載は、二〇一六年一月一日以降に発生した事案の届け出について必要となります。事由発生日（資格取得日、退職日等）で判断するため、今回の例の場合はマイナンバーの記載は不要です。Ｑ　届出書類に記載したマイナンバーが間違っていた場合は、訂正手続きが必要ですか。Ａ　誤って届け出をしたことに気付いた場合は、所定の様式にて訂正届を行います。しかし現状では届け出後のマイナンバーについて事業主が正しいかどうかの確認をすることはできません。ハローワークからの送付書類にはマイナンバーの記載がなく、マイナンバーの照会には事業主、従業員、本人問わず応じないためです。Ｑ　退職者等のマイナンバーに保管期間はあるのでしょうか。またこの期間を過ぎて保管していた場合、罰則はあるのでしょうか。Ａ　マイナンバーはその事務処理に必要な限り保管することができます。不要になった場合は、速やかに廃棄することが求められています。保管期間を超える保存をしたことを直接の理由とした罰則は現状番号法上に規定されていませんが、マイナンバーの漏えいの危険性と漏えい時の被害を考えると、マイナンバーの保管期間は各関連法令が定める期間にすべきでしょう。うにする、などの対策をしてください。Ｑ　給与計算や、雇用保険の手続きを外部に委託しています。委託先とは新たな契約書の締結が必要ですか。Ａ　すでに業務委託契約書を締結している場合は、その契約書に特定個人情報の取り扱いに係る内容が含まれているか確認してください。含まれていない場合は、別途取り扱いに関する合意書を締結するか、契約内容変更の覚書等の書面取り交わしが必要になります。委託先との合意書や覚書には、下記のような内容を盛り込むとよいでしょう。・秘密保持義務・事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止・特定個人情報の目的外利用の禁止・再委託における条件・漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任・委託契約終了後の特定個人情報の返却または廃棄・従事者に対する監督・教育・契約内容の遵守状況について報告を求める規定「基本方針」「マイナンバーの提供同意書」「事務取扱担当者の誓約書」のひな型を、月刊総務オンライン（http://www.g-soumu.com/）の「便利ツール」からダウンロードできます。ぜひご活用ください。特別企画10月の番号通知開始までに知っておきたい45 2015.10 保管管理、廃棄外部委託