ブックタイトル月刊総務2016年7月号第2特集_試し読み

概要

月刊総務2016年7月号第2特集_試し読み

い、中核事業に特化した社内の経営資源について、事前に用意しておいた一覧表に従って被害情報を収集していく。　この経営資源には人も含まれている。前段階の安否確認によって、その人が出社できるか否かは確認できるので、それが、非常事態宣言をするかどうかの一つの判断軸になる。　もちろん、非常時に守らなくてはいけない中核事業、重要業務、経営資源を明らかにしておくことが前提だ。「あくまでも緊急時であることを念頭に置いてください。社内外が大変な被害に遭って、社員の安否もわからない。電気もガスも止まっている。そんな状況の中で、一〇分以内に社内の被害状況を明らかにして、非常事態宣言をするかどうかを決めなくてはならない。中核事業の絞り込みをしておかずにそれができますか、ということです。クライシス対応をするために、事前の準備が不可欠なのです」。五、緊急通知（顧客・取引先）◆緊急連絡先一覧の整理と準備　これは緊急通知であると同時に、お客さま、取引先の状況についての情報収集。社外パートナーが稼働できる状態にあるかどうかなどを確認する。会社の電話が通じていない場合も考えて、先方担当者のＬＩＮＥておくことが重要になる。　では実際にどのように情報収集をしていくのか。その内容は、大きく、安否確認、災害情報、被害情報の三つに分かれる。二、安否確認（従業員＋家族）◆安否確認システムの準備ｏｒ連絡網の整備　安否確認は、社内の人についての確認。その内容は、就業時間中か、就業時間外かで変わる。就業時間中ならば、外出している社員や店舗など他拠点の安否確認。就業時間外であれば安否確認だけでなく、出社できるかどうか、人というリソースに対する被害状況の確認が必要だ。　やり方としては、安否確認システムを導入したり、そこまででないという会社でも、連絡網を整備し、非常時にどういった形で連絡を取り合うのかを定めておく。　「電話番号だけでなく、メールアドレスやＳＮＳのアカウントなどを一覧にした緊急連絡先リストを用意して、それを必ず紙に印刷しておくこと。アドレスが変わっていたということもよくあるので、定期的な保守も必要です」三、災害情報の収集（社会全体）◆災害情報収集シート・手段（ラジオなど）の準備　社会全体の被害状況の確認。今、何が起こっているのか、災害そのものに関する情報と、ライフライン（電気、ガス、インターネット）、インフラ、流通などの状況についてを確認する。　たとえば、鉄道、バス、タクシーなどの交通網は生きているか？ 会社の最寄りのコンビニには物があるか？ など。「停電したらテレビは使えませんし、インターネットも徐々に落ちていく。最悪の事態に備え、乾電池で動くラジオを用意しておきたいところです」。　ここでのポイントは、集めた情報を書き込むシート（次ページ＊参照）を用意しておくこと。非常時は混乱しているので、何の情報を集めなくてはいけないかがわからなくなってしまう。また、集めてもまとめることができない。あらかじめ確認すべき項目を一覧にしてマニュアルにとじておき、すぐに切り離して書き込みができるようにしておこう。四、被害状況の確認（社内）◆社内被害情報収集シート・体制の準備（ＢＩＡの実施・ＢＣＰ本体の準備）　同じくシートを使って社内の被害状況の確認をする。ここではすべての被害状況を確認する必要はない。まずは、最低限守らなくてはいけななども含めた緊急連絡先一覧を、紙に印刷して用意しておく。◆緊急時のＷｅｂサイト更新対応　「今、被害情報の収集に努めています。状況がわかり次第、この場所でお知らせしていきます」というようなことを最低限発信できるよう、災害時に更新できる仕組みを準備しておく。たとえば、「自社とは距離の離れたＷｅｂ制作会社を使う」「自動的に災害時用のトップメッセージに差し替えられるようにする」「スマホでＷｅｂサイトを簡易更新できるようにしておく」などの対策が考えられる。六、ＢＣＰ発動判断◆基準の準備（ＢＩＡの実施・ＢＣＰ本体の準備）　情報収集の結果から、平時の延長で乗り切れそうか、ＢＣＰを発動するかどうかを判断する。「情報がないのも情報。安否確認のシステムを配信したものの返信がいっこうにない場合などは、間違いなく非常事態。ＢＣＰ発動の判断をすることになります」。　それを誰が、どういう基準で判断するのか。判断した結果をどういうルートで伝達するのか。事前にルールを定めておくことが重要になる。　判断のタイミングは災害状況や会55 2016.7 企業のクライシスマネジメント早期復旧を実現するための第2特集